上司の指示を鵜呑みにしない！データ分析で成果を出す「問い直し」の技術
データ分析に取り組む際、上司や関係部署から「このデータ、ちょっと分析しておいて」「この数字はどうなっていますか？」といった依頼や指示を受けることは少なくありません。特に経験が浅いと、「言われた通りにやれば良いのだろう」と考え、そのまま分析を進めてしまいがちかもしれません。
しかし、指示された通りに分析を進めたものの、「これで何が分かったのだろう？」「結局、何に使えるのだろう？」と、分析が単なる数字の羅列やグラフ作成で終わってしまい、期待された成果につながらなかったという経験はないでしょうか。これは、依頼や指示の背景にある「真の問い」が見落とされている可能性が高いです。
データ分析を成功させ、ビジネス上の価値を生み出すためには、与えられた指示を単に実行するのではなく、その裏にある意図や目的を深く理解し、適切な「問い」に変換することが非常に重要になります。ここでは、指示を鵜呑みにせず「問い直す」ことの重要性と、その具体的なステップについて解説します。
なぜ指示を「問い直す」必要があるのか
多くの場合、依頼者からの指示は、必ずしもデータ分析に最適な形になっているわけではありません。漠然とした表現であったり、特定の数字を知ること自体が目的になっているように見えたりすることがあります。
例えば、「先月の売上データをまとめて」という指示があったとします。単に依頼通りに、例えば地域別や商品別の集計表を作成するだけではどうなるでしょうか。依頼者はその数字を見て「ふうん」で終わってしまうかもしれません。なぜなら、その数字を使って何を判断し、どのような行動を起こしたいのかが明確になっていないためです。
指示を鵜呑みにした場合に発生しやすい問題点は以下の通りです。
- 分析が表面的になる: 指示された範囲での集計や可視化に留まり、課題の根本原因や示唆に富む洞察に至りにくいです。
- 手戻りや無駄な作業: 依頼者の真のニーズと分析結果が合わず、追加分析や方向転換が必要になることがあります。
- 分析結果が活用されない: 分析で何かは分かったものの、それが具体的な意思決定や改善行動につながらず、時間と労力が無駄になります。
- 自身の成長機会損失: 与えられた作業をこなすだけで、課題設定や問題解決といったより高度なスキルが身につきにくいです。
これらの問題を避けるために、指示の背景を理解し、分析の目的を明確にするための「問い直し」が必要となるのです。
効果的な「問い直し」のためのステップ
では、どのように指示を「問い直せば」良いのでしょうか。以下のステップを参考に、依頼者とのコミュニケーションを通じて、分析の「真の問い」を明確にしていきましょう。
ステップ1：依頼の背景と目的を確認する
まずは、なぜその分析が必要なのか、依頼の背景にある状況や、最終的に何を達成したいのかを質問して確認します。
- 確認事項の例:
- この分析を行うことになった背景や経緯は何でしょうか？
- この分析結果を受けて、どのようなことを判断したり、決定したりしたいとお考えですか？
- この分析で解決したい、あるいは改善したい具体的な課題は何でしょうか？
- この分析は、どのような計画や目標の一部なのでしょうか？
単に「売上を知りたい」ではなく、「なぜ売上を知りたいのか？」「その売上データを見て、次に何をしたいのか？」といった、一歩踏み込んだ理解を目指します。
ステップ2：「知りたいこと」と「解決したい課題」を区別する
依頼者が「知りたい」と言っている数字や情報が、実際にはどのような「課題解決」につながるのかを深掘りします。単なる情報収集ではなく、それがどのようにビジネス上の成果に結びつくのかを明確にします。
- 問いかけの例:
- 「〇〇の数字が低いという結果が出た場合、次にどのような対応を考えられますか？」
- 「もし△△という傾向が見られた場合、それは□□という課題解決にどのように役立ちそうですか？」
依頼者自身も、最初は漠然と「気になるから」といった理由かもしれません。対話を通じて、隠れた課題意識や、データ活用の可能性を引き出すことを意識します。
ステップ3：分析の「成功」イメージを共有する
分析が成功したと言えるのはどのような状態か、分析結果がどのように活用されるかを具体的にイメージし、依頼者と共有します。これにより、分析のゴールが明確になり、必要な分析内容やアウトプット形式が見えてきます。
- 確認事項の例:
- 「この分析で、具体的にどのような疑問が解消されると、今回の依頼は成功と言えますか？」
- 「分析結果をどのような形式（レポート、プレゼン資料など）でお渡しすれば、最も活用しやすいでしょうか？」
- 「分析結果をもとに、どのようなアクションプランを立てることを想定していますか？」
分析結果が「レポート作成」で終わるのではなく、「意思決定のための材料になる」「具体的な改善策につながる」といった、次のアクションまでを見据えることが重要です。
ステップ4：分析の実行可能性とスコープを確認する
依頼者の求める目的に対し、手元にあるデータや利用可能なリソース（時間、ツールなど）で、どこまで分析が可能かを確認します。必要であれば、代替案やスコープの調整を提案します。
- 確認事項の例:
- 「〇〇を分析するには、△△のデータが必要ですが、現在利用可能でしょうか？」
- 「この分析を〇日で行う場合、△△の範囲に絞るのが現実的かと思いますがいかがでしょうか？」
現実的な分析計画を立てるためにも、早い段階での確認が必要です。
「問い直し」を行う上での注意点
「問い直し」は、単に依頼者の指示に逆らうことではありません。あくまで、より良い分析結果を出し、ビジネス貢献を高めるための建設的なコミュニケーションです。
- 敬意を持って丁寧に: 依頼者の意図を理解しようとする姿勢を示し、高圧的にならず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 目的を明確に伝える: なぜ問い直しているのか、その理由（より効果的な分析のため、手戻り防止のためなど）を簡潔に伝えましょう。
- 代替案や提案を用意する: 単にできないと言うだけでなく、「もし〇〇なら、△△という分析も可能です」「この視点も加えると、より課題解決につながるかもしれません」といった代替案や提案を添えると、協力的な姿勢が伝わります。
「問い直し」がもたらす成果
適切に「問い直し」を行うことで、以下のようなメリットが得られます。
- 分析の質の向上: 表面的な集計ではなく、依頼者の真の課題に迫る深掘りした分析が可能になります。
- ビジネス貢献度の向上: 分析結果が具体的な意思決定やアクションにつながりやすくなり、ビジネス成果に直結します。
- 手戻りや無駄な作業の削減: 目的が明確なため、的外れな分析ややり直しが減ります。
- 自身の信頼性向上: 指示を的確に理解し、期待を超える分析成果を出すことで、依頼者からの信頼を得られます。
- 自身のスキルアップ: 課題設定や問題解決といった、データ分析において最も重要なスキルが磨かれます。
まとめ
データ分析は、単にデータを集計したり可視化したりする技術ではありません。ビジネス上の課題をデータに基づいて解決するためのプロセスです。その最初の、そして最も重要なステップが、適切な「問い」を立てることです。
依頼された指示やテーマに対し、鵜呑みにせず、その背景にある真の目的や解決したい課題を「問い直す」技術は、データ分析を単なる作業で終わらせず、価値ある成果へとつなげるために不可欠です。
今回ご紹介したステップや考え方を参考に、依頼者との対話を通じて「真の問い」を見つけ出し、あなたのデータ分析を成功に導いてください。